淺析ERP在印刷企業中的應用

在世界經濟陷入衰退的大環境下,眾多印刷企業的經營狀況不容樂觀。為了應對危機,印刷企業在縮減開支的同時加強信息化管理,向管理要效益。如 今,大多數印刷企業紛紛采用新型企業管理軟件——ERP系統,以提高管理效率。實施ERP系統,可以從客戶報價、訂單、印前、印刷、印后等過程中均實現信 息化管理。此外,依賴ERP系統。企業決策層可以獲取準確而有效的數據信息,對需求做出迅速的市場反應,從而提升企業運營效率,降低成本,實現企業效益最 大化。

  那么,何為ERP系統?印刷企業應用ERP系統可解決的問題?印刷企業實施ERP系統應做好哪些準備工作、應用中應注意哪些事項?本文對以上問題作粗淺的分析,希望對印刷企業實施ERP系統能有點滴幫助。

  1 ERP系統簡介

  ERP是20世紀90年代美國一家IT公司根據當時計算機信息、IT技術發展及企業對供應鏈管理的需求,預測在今后信息時代企業管理信息系 統的發展趨勢和即將發生變革,而提出了這個概念。經過近幾年的延伸和拓展,ERP被越來越多的行業和企業所采用,并使不少的企業效益迅速提高。

  ERP是英文Enterprise Resourse Planning的縮寫,中文翻譯過來的意思就是“企業資源計劃”。它是一個以管理會計為核心的信息系統,識別和計劃企業資源。從而獲取客戶訂單,完成加 工和交付,最后得到客戶付款。ERP將企業內部所有資源整合在一起,對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行計劃,從而達到最佳資源組 合,取得最佳效益。

  ERP是從MRP(物料需求計劃)發展而來的新一代集成化管理信息系統,它擴展了MRP系統的功能,其核心思想是供應鏈管理,從供應鏈范圍 去優化企業的資源。ERP系統集信息技術與先進管理思想于一身,成為現代企業的運行模式,成為企業在信息時代生存、發展的基石。實踐表明,誰能及時掌握和 應用ERP,誰就能通過管理創新迅速改變管理落后的狀況。縮小與先進企業管理水平上的差距,改善企業業務流程,提升企業核心競爭力。

  印刷業是我國經濟結構中的重要產業之一。隨著市場經濟的快速發展,全球經濟一體化,我國印刷企業面臨的是一個越來越激烈的競爭環境,原有的 經營管理方式已不適應劇烈競爭的要求。在這種情況下,印刷企業引進ERP勢在必行。企業可以利用ERP作為工具來擴大經營管理范圍,促進企業發展,創造巨 大的無形和有形的經濟效益。

  2 印刷企業應用ERP可解決的問題

  印刷ERP是將印刷企業運作單元之間環環相扣,形成一個相互制衡的系統整體,有效地解決因人為造成的報價、下單、生產、跟單、發外、領科、入庫、送貨、收款等環節出現脫節的情況,使企業的信息流進入一個良性有序的循環過程。

  印刷企業應用ERP,可以解決如下問題:

  2.1 簡化業務流程,提高生產效率

  印刷企業在沒有實施ERP系統之前,業務接單、生產開單、財務結賬、送貨等一般都要由人工開單,不僅容易出差錯,而且工作量很大。而實施 ERP系統,只需業務部錄入一次,當這個客戶再次印刷產品時,就不必重新錄入基礎資料了。由于軟件事先按工藝設定了所有的項目,業務人員和工藝人員的疏漏 就不易發生了,從程序上減少了出差錯的機會。

  印刷ERP系統,根據印刷企業的行業特點和實際情況而設計,既具先進性,又有適用性,從而能幫助企業管理人員對企業中大量的、動態的、錯綜 復雜的數據和信息進行及時、準確地分析和處理,對企業的各項生產經營活動進行事先計劃、事中控制和事后反饋,從而達到合理利用企業資源、降低庫存、減少資 金占用、增強企業應變能力、提高企業市場競爭力和經濟效益的目的。

  2.2 實現對生產過程的實時控制

  業務接單后,生產部開出施工工藝單和用紙單,通過計算機對當前的生產任務進行合理排序。各車間可以在ERP系統上查閱相應的印件要求與數 據,在各自職責范圍內嚴格執行生產計劃。各車間與部門可以通過ERP提前看到當天的生產任務,做好人員與材料的準備工作并及時提出生產安排中的問題,各車 間都配有計算機,可實時地將生產情況錄入到ERP系統中,生產部和業務人員能夠實時查看每單業務的進展情況。

  2.3 實現供應鏈管理,達到材料、資金的合理分配與使用

  印刷ERP通過高級物料需求分析,完善的庫存管理以及工單物料預算、工單定額領料等進行資源優化。從而有效控制成本。使得印件所需紙張、油墨、輔料等能及時、準確、定額供應。這既保證了業務、生產的需求,又降低了庫存。

  2.4 實現快速、準確、靈活的印刷報價及估價

  客戶詢價是印刷業務的開始,能迅速準確地向客戶報價,十分重要。目前市場上印刷報價軟件很多,但多屬估價軟件,準確性差。ERP系統則不 同,分估價與報價,即按系數法估價及按成本法報價兩種方式。按成本法報價,是基于成本價加費用利潤報價法,計價成本包括四個部分:①主要直接材料成本;② 印前、印刷、印后加工成本:③包裝運輸費用;④管理費用、收益及稅費,報價方法清晰、簡潔、準確。

  2.5 實現以應收應付為根本的資金流管理

  依賴ERP系統,能快速查詢各訂單的任務完成情況、送貨數量、退貨數量、收款金額等記錄,能快速匯總客戶應收賬款、賬齡及信用情況,確保資 金有效應用,資金快速回籠。對預收款過程有查詢功能,對應收款列出清單,應收款匯總、收款結清后核銷管理。對預付款過程有查詢功能,對應付款有列出清單、 應付款匯總、付款結清后核銷管理、供應商對賬單功能。

  3 印刷企業實施ERP系統的準備工作

  3.1 做好思想準備

  (1)企業領導要有堅定的決心和信心。實施ERP,不僅會帶來工作方式和工作習慣的變化,甚至會帶來工作流程和崗位職責的調整。這就不可避免地引起員工思想上的波動甚至抵觸思想和行為,面對這些困難,如果企業領導沒有決心,就有可能半途而廢。

  任何新生事物都有一個了解、接受、試用和適應的過程。印刷企業引進ERP不能在很短的時間內就讓每個員工都能接受和適應。要通過培訓改變觀 念,企業高層要讓員工明白企業使用ERP是潮流所趨,是發展的需要。企業發展是硬道理,能否使用ERP管理系統是企業發展的關鍵,是企業提升競爭力的重要 手段。

  (2)企業員工要做好心理準備。一方面,要認識到實施ERP系統,工作方式、工作習慣甚至有些部門的職責也將面臨著一次變革,因此要做好心 理準備。另一方面,要做好短期內工作量增加的心理準備。在ERP實施的前期,一般會有一段手工管理與ERP管理并行期。在這期間,手工管理的單據要繼續 用,又要輸入ERP。這樣每日的工作量就會增加許多。但只要挺過這段時間,一切就會好起來。在ERP中,因為后面流程的數據由前面流程的數據自動生成,各 部門之間的數據可以科學的共享,ERP又有著很多自動提示自動控制功能,又能隨時統計出即時報表來。所以整體來說,應用ERP肯定能帶來工作效率的大幅度 提高,對此員工們要有堅定的信心。

  3.2 做好基礎數據準備工作

  印刷業屬于加工型行業,數據量大、收集難度高。準備基礎數據時應注意以下三點:

  (1)企業領導要高度重視。因系統實施需要的基礎數據涉及面非常廣,如人員信息、工價庫信息、材料庫存信息、紙張庫存信息、客戶紙庫存信 息、產量產值定額信息、物耗定額信息等。這些數據的收集和整理需要多個部門的配合,且工作量很大。因此,企業領導在項目實施時應予以高度重視;否則,很難 得到各個部門的極力配合和全體員工的積極參與。

  (2)數據準備要按步驟進行且要規范。系統的數據間存在一定的關聯性,因而對數據的準備要按步驟、按計劃進行,只有這樣才能保證數據準備的 周期。此外,系統數據編碼必須規范。如工價編碼、客戶編碼、報價單編碼、傳票編碼、供應商編碼、物料編碼等。要使用規范的編碼規則,以保證數據統計的準確 性。

  (3)配置專門人員負責數據整理工作。系統基礎數據信息繁雜,又要保證項目的實施周期。因此,應配置專門人員負責系統運行所需的基礎數據的規范化整理和收集,為ERP系統初始化提供準確的數據。

  4 印刷企業實施ERP系統應注意的事項

  4.1 選擇適合本企業的系統

  印刷行業是個專業性很強的行業,通用型的ERP系統當然不適合印刷企業選用,因此應選擇根據印刷行業特點及先進的管理理念設計的印刷ERP 系統。但由于各印刷企業的信息化基礎不同、管理基礎不同、業務特點不同,即使是如此設計出的印刷ERP系統也并不能適合所有印刷企業應用。因此,印刷企業 在選擇ERP系統時。必須充分考慮自身的管理及實際業務情況,選擇適合本企業的ERP系統,然后在運行中積累經驗,一步一步地去完善它。

  從技術上說,ERP分為C/S架構和B/S架構。如果ERP只應用于企業內部的局域網,兩種架構都可以;如果ERP需要在廣域網上使用,則最好選擇B/S架構的產品。

  4.2 對ERP項目進行合理規劃和管理

  ERP項目的實施是—個系統工程,涉及到軟件安裝、硬件建設、管理變革等各個方面。因此,必須嚴格控制進度和成本,實現項目的預期目標。此 外,對ERP的實施需要專項管理、專項投入、專門保障。既要做好項目實施人員的工作地點、主要崗位的設備配置、崗位人員的職責分配等工作,又要制定完善的 項目參與人員激勵制度以及做好其他后勤保障工作。

  4.3 數據填寫、錄入要準確無誤

  企業管理信息化的過程是一個漸進的過程,需要大量的數據積累。在數據積累的過程中,業務部居于核心地位。企業應將分屬不同部門管理的數據統計、財務核算、計算機管理三大職能合并交由業務部統一管理,保證了對內、對外的數據的一致性、準確性。

  企業管理信息化是一個全員參與的過程。ERP的很多數據來源于員工們所填寫的報表和單證。生產員工們每日填寫的生產日報表是一個特別重要的環節,生產日報表的填寫規范和正確十分關鍵。

  5 結語

  向管理要效益,實施ERP系統,的確是不錯的選擇。目前,我國不少印刷企業成功實施ERP所帶來的直接和間接的效益是有目共睹的。

  當然,任何一種管理理論和技術都有其兩面性或局限性,ERP系統自然也無可例外。也就是說,ERP系統猶如一把雙刃劍,運用得當可以使企業 效益明顯提升;反之,則也有可能損害企業自身的利益。因此,印刷企業是否實施ERP系統要根據本企業的實際情況而定,若不具備實施ERP系統的管理基礎和 條件,則不可強行實施。否則會適得其反。

 

 

 

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